El proceso de reclamación de facturas puede resultar muy tedioso para las empresas o autónomos y, sobre todo, afecta de manera negativa a la administración de los negocios, ya que, además de suponer un problema de liquidez, impide mantener la contabilidad al día. Si tú o tú empresa os encontráis en esta situación, seguid leyendo porque os contamos cómo reclamar las facturas impagadas.
3 formas de reclamar las facturas impagadas
A la hora de realizar las reclamaciones por impago de facturas, existen 3 vías posibles:
1. Reclamación por vía amistosa
Ante un impago de facturas, el primer camino que se debe tomar es el de la reclamación amistosa. Se trata de ponerse en contacto con el cliente y conocer las razones por las cuales no ha podido pagar las facturas o parte de ellas. De este modo, podréis abrir un diálogo entre ambos que permita llegar a un acuerdo.
Este tipo de reclamaciones se pueden hacer de 4 formas diferentes:
- Reclamación en persona: siempre que sea posible, es recomendable reunirse directamente con el cliente para ver cuáles son los motivos por los que no está efectuando los pagos y ver si se puede llegar a un acuerdo. Estas reuniones cara a cara favorecen el entendimiento entre las partes y permiten negociar las condiciones de la deuda.
- Por vía telefónica: esta opción es similar a la anterior y ofrece las mismas oportunidades, solo que la conversación no se produce cara a cara con el cliente.
- Por email: si no se ha podido solucionar la situación mediante las otras dos vías, es recomendable efectuar la reclamación de la deuda por un medio escrito, como, por ejemplo, el email. De este modo, quedará constancia, en caso de tener que recurrir a la vía judicial, de que se ha intentado solucionar la situación de manera amistosa.
- A través de una carta: si el cliente moroso sigue sin efectuar el pago de la cuantía que debe tras haber intentado solucionar la situación por otras vías, será necesario redactar una carta formal de reclamación. Dicha carta debe contener datos relevantes como la cantidad que se está reclamando, la fecha límite y los servicios o bienes objeto de la deuda. Además, es recomendable adjuntar la identificación de las facturas que se están reclamando y enviar la carta por burofax con acuse de recibo.
2. Reclamación mediante un fichero de morosos
Un fichero de morosos es un registro donde se listan las personas físicas o jurídicas que han contraído deudas y que sirven para informarse sobre la situación de las empresas respecto a la morosidad.
Si el cliente deudor no se hace cargo de su deuda tras haber reclamado amigablemente, tienes la opción de inscribirlo en el fichero de morosos para persuadirlo de que pague. La clave de esto es que ninguna persona física o jurídica quiere formar parte de un listado de morosos, ya que eso puede dañar su reputación y afectar negativamente a su negocio.
Para hacerlo, es necesario cumplir con los siguientes requisitos, tal y como establece la ley:
- Existencia de una deuda cierta, vencida y exigible que no ha sido pagada.
- Que se haya realizado un requerimiento previo al deudor.
- Que el acreedor o quienes actúen por su cuenta e interés como, por ejemplo, gestores de cobro y despachos de abogados, se aseguren de que se cumplen los requisitos necesarios en el momento de realizar la notificación de los datos al responsable del fichero de morosos.
3. Reclamación por vía judicial
Si ninguna de las vías anteriores ha resultado efectiva, se debe recurrir a la vía judicial. Para ello, habrá que realizar una petición formal en Juzgado de Primera Instancia y aportar toda la documentación relativa al impago de las facturas, así como pruebas de que la deuda se ha reclamado por otras vías con anterioridad. Si el Letrado de la Administración de Justicia valida la petición que se ha realizado, el deudor tendrá un periodo de 20 días para pagar la deuda o dar respuesta.
En estos casos, es recomendable contar con un abogado que pueda defender tus intereses y que te aconseje a la hora de proceder y tomar decisiones. En DAS Seguros contamos con un equipo de abogados profesionales expertos en reclamación de deudas que estará a tu disposición en todo momento para resolver todas tus dudas y asesorarte durante todo el proceso.
