Si estás teniendo problemas de impago en tu empresa, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para luchar contra la morosidad de tus clientes y proveedores.
¿Por qué no estoy cobrando?
Cualquiera que se haya encontrado en la tesitura de tener que reclamar dinero a terceros se ha hecho esta pregunta al menos una vez. Y las razones que hay detrás del impago pueden ser múltiples: por autofinanciarse a costa de los demás, por despiste, por dejadez, por ineficacia o por mala situación económica…
Las razones que pueden provocar el impago son tan variadas que es imprescindible identificar el motivo que ha originado este descuadre para poder abordar la situación de la forma más exitosa: no es lo mismo negociar con un cliente cumplidor que está teniendo problemas puntuales de tesorería que reclamar a un comprador desordenado que ha traspapelado la factura.
Tipos de impago más habituales
Dentro de los tipos de impago más habituales se encuentran los siguientes:
- Impago por falta de liquidez: se da cuando una empresa sufre un problema de tesorería, ya sea en un momento puntual por alguna causa no prevista –que es lo más común– o por una falta de solvencia continuada.
- Impago por cierre: debido a que la empresa se encuentra en una situación de insolvencia y entra en concurso de acreedores. En estos casos, es muy difícil que los proveedores acaben cobrando.
- Impago por error o mala gestión: ya sea porque han malinterpretado las condiciones de pago, porque se han equivocado en la domiciliación bancaria o porque la mala planificación interna no les permite gestionar de forma correcta los pagos.
- Impago por descontento o falta de aclaración: sucede cuando una empresa está molesta con el proveedor –mal servicio o mala atención al cliente, aumento de precio– y utiliza el impago como medida de presión. También se engloban en este grupo las empresas que necesitan aclarar algún concepto de la factura antes de pagar.
- Impago por autofinanciación: ocurre cuando una empresa retrasa al máximo el pago de sus facturas de manera recurrente para autofinanciarse. De esta manera disponen de liquidez para afrontar otros pagos más urgentes o que más le convienen.
¿Qué puedo exigir? ¿Qué dice la ley?
- Plazos: las administraciones públicas disponen de 30 días a partir de la fecha de expedición de los documentos que acrediten la realización total o parcial del contrato. El sector privado también cuenta con 30 días contados a partir de la entrega del bien o el servicio, excepto en los casos en los que se haya pactado por contrato un pago distinto de hasta un máximo de 60 días.
- Interés de demora. Retrasarse respecto a estos plazos da derecho al acreedor a recibir intereses. La Secretaría General del Tesoro y Política Financiera publica semestralmente en el BOE el tipo legal de interés de demora a aplicar.
- Indemnización. El acreedor tiene derecho a reclamar al deudor una indemnización por factura impagada, en concepto de gastos de cobro y que toma como referencia una sentencia del Tribunal Supremo. A este importe se le pueden añadir los gastos de reclamación, siempre que se puedan acreditar.
- Causa de nulidad. Las cláusulas en los contratos que no respeten la ley (plazos de pago, tipo de interés o intereses de demora) serán nulas si perjudican al proveedor.
- Reserva de dominio. Los contratos de compraventa pueden incluir el pacto de reserva de dominio, una cláusula a través de la cual el vendedor sigue conservando la propiedad de los bienes hasta haberlos cobrado totalmente (incluso puede conservar la documentación que acredite que sigue siendo el propietario). Esta cláusula ya no es necesaria inscribirla en el registro de la propiedad, basta con incluirla en el contrato.
¿Cómo minimizar los impagos?
Es práctica habitual que grandes corporaciones tengan políticas de pagos que resulten abusivas para pymes o autónomos, imponiendo plazos de pago muy dilatados. Ante este panorama tan frecuente, es importante conocer que existe un marco legal que determina unos plazos máximos de pago y que nos servirá como base para entablar una negociación.
La mejor manera de evitar los riesgos de impago es cobrar en efectivo y por adelantado los servicios o productos, pero, lamentablemente, esta es una práctica que no está muy extendida en el mundo empresarial . Aun así, el camino más adecuado para evitar la morosidad pasa inevitablemente por la prevención y, para ello, no está de más seguir algunos consejos prácticos.
Consejos para prevenir la morosidad
La clave para prevenir la morosidad se encuentra en una gestión proactiva por parte de la empresa. Analizar los posibles riesgos que corre antes de iniciar una importante operación comercial y valorar la gravedad de su impacto, elaborar procedimientos y definir opciones de respuesta según el tipo de impago o formar a la plantilla en gestión de recobros son algunas de las acciones proactivas necesarias para minimizar los impagos. Ahora bien, no hay que olvidar que la gestión de recobro requiere mucha especialización y formación: el gestor deberá tener una preparación técnica en negociación y nociones jurídicas para realizar la reclamación. Es importante, también, la constancia y la organización.
Con todo, si ya es demasiado tarde y el fraude ha ocurrido, los siguientes consejos pueden ayudarte:
- Busca asesoramiento jurídico. Contar con un abogado que te oriente es la mejor medida de prevención para evitar los impagos. Él te aconsejará sobre las cláusulas más comunes que se deben incluir en los contratos y sobre la documentación que debes utilizar en la relación con tus clientes.
- Contrasta la solvencia del cliente. Antes de iniciar relaciones comerciales con un nuevo cliente o antes de una gran operación comercial, es necesario estudiar su solvencia y asegurarse de que dispone de capacidad suficiente para afrontar las facturas.
- Determina una política de créditos. Implanta una política de pago para cada cliente y para cada tipo de operación. Es importante fijar un límite máximo de crédito para cada cliente y revisarlo en función de cómo evolucione la relación comercial.
- Marca objetivos de facturación razonables. Establece objetivos alcanzables, de no ser así tu tasa de morosidad puede aumentar solo por el hecho de aceptar a cualquier cliente. Muchas veces, menos es más.
- Acuerda previamente las condiciones de pago. Formaliza la operación comercial desde el primer momento. Por mucha confianza que haya, la política de tu empresa debe exigir que se acuerde por escrito y firmado por ambas partes las condiciones y los plazos de pago, ya sea a través de un contrato o de cualquier otro documento válido, como unas condiciones de contratación, por ejemplo.
- Documenta todas las operaciones desde el inicio hasta el final. Lleva un control estricto de todas las transacciones con tus clientes. Es imprescindible conservar, sobre todo de cara a los deudores de mala fe, todos los documentos que acrediten la operación: albaranes, órdenes de compra,…
- Invierte en recursos, como programas informáticos de gestión de clientes. Con la tecnología adecuada para las gestiones de cobro y la prevención de impagados optimizarás el trabajo diario y evitarás posibles fallos.
- Crea un procedimiento interno con un calendario estricto sobre los pasos a seguir cada vez que se produzca un retraso en el pago.
¿Cómo actuar ante la morosidad?
Esta es la documentación que debes reunir para poder actuar cuando ya se ha dado una situación de morosidad:
Documentos imprescindibles
Todos ellos deben estar firmados por el cliente.
- Un presupuesto aceptado, una hoja de encargo o una orden de compra: este documento acreditará que existe un pedido o que se ha aceptado la oferta que hemos realizado.
- Un albarán: para avalar la entrega.
- Una factura: en ella deben incluirse el precio a pagar y el plazo, los datos del cliente, las características de entrega pactadas, la forma y la fecha de pago. Recuerda emitir una factura rectificativa si debes corregir una factura ya emitida.
Documentos recomendables:
Otros documentos muy útiles a la hora de reclamar una deuda son:
- El contrato: no hagas ninguna operación comercial importante sin haber firmado un contrato que contenga condiciones generales de venta, condiciones particulares y cláusulas de garantía —como penalizaciones o resolución contractual por retraso en el cumplimiento de pago—. Puedes implantar una política interna que obligue a suscribir un contrato para operaciones comerciales a partir de una determinada cuantía.
- Las condiciones generales de venta: en muchos entornos no se maneja el contrato, sino que las relaciones comerciales se establecen a partir de un pedido al que corresponde una factura. En estos casos, conviene incluir en el presupuesto aceptado, hoja de encargo u orden de compra los plazos y formas de pago y las consecuencias del incumplimiento de alguna de las partes, las indemnizaciones de demora o la jurisdicción que regirá en caso de conflicto si tu cliente se encuentra en el extranjero. Este documento también puede acompañar a un contrato.
- La factura proforma: es un documento que declara el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador a un precio determinado. La factura proforma debe contener los detalles que posteriormente incluirá la factura.
- Orden de domiciliación o mandato para adeudos directos SEPA: este documento es necesario si el pago se realiza a través de domiciliación bancaria. Se trata de una autorización del deudor al acreedor para permitir a este iniciar los cobros mediante el cargo en su cuenta.
En definitiva, sin documentación el proceso de recobro se complica, así que procura formalizar cada operación que realices y, en función de tu casuística, analiza cuál de los justificantes, comprobantes o instrumentos de los mencionados vas a necesitar.
Documentos cambiarios
Son muy valiosos y te pueden ayudar a la hora de reclamar. Te los puede ofrecer un cliente como compromiso futuro de pago en el momento que no te esté pagando. Existen tres tipos de documentos cambiarios de pago: cheque, pagaré y letra de cambio. Los tres son títulos-valores que ordenan, prometen o mandan realizar el pago de una cantidad. Además, permiten a los deudores, a través del pagaré o la letra de cambio, aplazar el pago de las deudas a una fecha de vencimiento y lugar determinados.
Para el acreedor son muy recomendables porque, gracias a ellos, puede reclamar directamente al deudor por medio de un procedimiento judicial especial (procedimiento cambiario). Con su emisión, el deudor, en primer lugar, reconoce que tiene una deuda por la cantidad que se establece en el título y, en segundo lugar, se está obligando a realizar el pago de esa deuda.
Herramientas para prevenir la morosidad
Adoptando las siguientes medidas podrás permitir el cobro o la recuperación de parte de la deuda:
- Aval bancario: es una garantía bancaria que asegura el cumplimiento de una determinada obligación económica. Si la persona a la que avala no responde económicamente, el avalista deberá hacerse cargo de sus obligaciones financieras.
- Seguro de crédito: es un seguro efectuado por el deudor que garantiza al acreedor el cobro del 80% de la deuda. Es un instrumento diseñado para cubrir posibles impagos que puedan sufrir empresarios y autónomos.
- Seguro de caución o seguro de garantía: es otro seguro que garantiza el cobro al acreedor. La diferencia con el anterior es que en el seguro de crédito es el acreedor quien lo suscribe y el de caución es el deudor quien lo contrata.
- Seguro de protección jurídica: es un seguro destinado a proteger y asesorar a las empresas para evitar impagos y que en caso de producirse, reclaman las facturas impagadas y se hacen cargo de los gastos judiciales.
- Factoring: es una alternativa de financiamiento basada en que el banco anticipa la factura a cambio de una comisión. El problema es que los bancos no permiten este tipo de operaciones a todas las compañías.
- Confirming: es lo contrario al factoring. Aquí es el cliente quien pide a una entidad financiera que adelante el importe de la factura.
- Crédito documentario: también conocido como carta de crédito. Es el medio de pago que ofrece un mayor nivel de seguridad en las ventas internacionales, asegurando al exportador el cobro de su operación. Tiene unas comisiones elevadas y unos requisitos y tiempos muy estrictos.
¿Cómo recuperar la deuda?
Si a pesar de toda la labor de prevención, llega el día en el que deberíamos recibir el pago y nuestra cuenta sigue tan vacía como antes, o de los 3.000 euros que nos tenían que abonar solo nos han pagado 1.800, hay que iniciar el proceso de reclamación y hacerlo, además, de forma inmediata, porque aquí la rapidez es fundamental. El tiempo corre en contra de la deuda.
Reclamación amistosa
En función de la solvencia de la empresa que ha contraído la deuda, de la relación que exista y de los documentos de los que dispongas para acreditar la cantidad a reclamar, se debe afrontar la situación de una manera u otra. La reclamación amistosa es el procedimiento más habitual y el primero en el tiempo.
¿Qué hacer? Lo primero es hablar cordialmente, en persona, por teléfono o vía correo electrónico, en el mismo momento en que se produce el retraso en el pago. Debes averiguar qué ha pasado e intentar encontrar una solución de forma conjunta. A menudo los impagos se deben a errores fáciles de subsanar (descuidos, traspapeles, errores en firmas o trámites), pero pueden llegarse a convertir en imposibles de cobro si el acreedor se deja llevar por el reparo o la dejadez.
Ahora bien, si el retraso en el pago no se ha debido a una equivocación o a un despiste, es importante negociar. El cliente debe reconocer la deuda, aceptar que la va a pagar y establecer cuándo lo hará. Es vital, que todo quede por escrito y hacer un seguimiento para ver si cumple.
La gestión amistosa es sin duda la vía más económica y en la mayoría de los casos permite mantener la buena relación con el cliente, en caso de que nos interese. Ahora bien, es una vía que provoca bastante desgaste en las personas encargadas de gestionar el recobro, con lo cual muchas veces conviene encargar esta tarea a empresas externas especializadas.
Si aun así el deudor no procede al pago de la deuda de manera voluntaria, habrá que demandarlo e iniciar el proceso judicial, para estos casos será indispensable la intervención de un abogado.
Reclamación judicial
Tras varios requerimientos —en persona, por teléfono o por correo electrónico—, no has conseguido que tu cliente te pague, bien porque no acepta la deuda bien porque, aun aceptándola, no la abona. Es el momento de iniciar un proceso judicial. Para hacerlo, es imprescindible acreditar la deuda mediante documentos como facturas, albaranes de entrega y demás, que demuestren la relación contractual. Existen varios tipos de procedimientos, pero el especialmente previsto para este tipo de reclamaciones es el proceso monitorio.
El procedimiento monitorio
En teoría se trata de un procedimiento rápido y sencillo, que tiene por objeto obtener el reconocimiento judicial de la deuda y así solicitar el auxilio judicial para exigir su cobro, en caso de no ser atendido el pago, por parte del deudor. Solo se requiere una factura o cualquier otro documento impagado firmado por el deudor. La finalidad de este procedimiento es que el juez dictamine que el deudor debe pagar en 20 días.
Si el deudor no reconoce la deuda, se pasa al juicio ordinario o verbal según la cuantía. Si finalmente se obtiene el pago de la deuda tras el proceso judicial, el deudor estará obligado a pagar no solo la deuda contraída, sino también los intereses devengados.
Procedimiento monitorio notarial
Se trata de un proceso parecido al monitorio judicial pero delante de notario y, en caso de no conseguir el pago de la deuda, se puede acudir a la vía judicial. Por este medio se pueden reclamar prácticamente las mismas deudas y en las mismas condiciones (deben estar documentadas) que en cualquier procedimiento monitorio notarial, exceptuando algunos casos como las deudas a reclamar a las administraciones públicas.
La principal ventaja de este procedimiento es que es más rápido ya que los notarios, a diferencia de los juzgados, no están saturados. El inconveniente es que no es gratuito, aunque el coste final se le cargará al deudor.
Procedimiento de juicio cambiario
Si tu cliente te ha entregado una letra de cambio, cheque o pagaré sin fondos deja claro que acepta que tiene una deuda contigo. Es decir, se produce un reconocimiento de deuda que te permite iniciar un juicio cambiario, un procedimiento judicial con el que solicitarás el pago de una deuda vencida y documentada.
El juicio cambiario, aunque se da en menos ocasiones ya que normalmente las empresas pagan mediante transferencias o domiciliaciones bancarias. En estos juicios, las posibilidades de oposición por parte de la persona que tiene la deuda son muy bajas ya que ya ha reconocido la deuda. Necesitarás un abogado para tu representación en el juicio.
Mediación y arbitraje
La mediación y el arbitraje son dos medidas alternativas a los procedimientos tradicionales que pueden servir para solucionar problemas de diferente índole, también los impagos entre empresas. Aunque a menudo tienden a utilizarse como sinónimos, en realidad son diferentes y se rigen por normativas también distintas. Sin embargo, sí tienen en común que, en ambos procedimientos, las partes acuden de mutuo acuerdo.
En el caso del arbitraje, la resolución debería obtenerse entre 30 y 60 días, dependiendo de si es un proceso abreviado u ordinario. La decisión del “árbitro” es vinculante, a través de un laudo, de la misma manera que, en un procedimiento judicial, la decisión de un Juez es vinculante con respecto a la sentencia.
En el caso de la mediación, se trata de llegar a un acuerdo entre las partes. El rol del mediador es el de facilitar el diálogo y entendimiento entre las partes para llegar a un acuerdo, pero no toma decisiones vinculantes ni obliga a las partes a realizar ninguna acción.
¿Qué sucede si mi deudor se declara en concurso de acreedores?
Este es un caso extremo, ante el que conviene estar muy atentos. Existen algunos síntomas que nos deben alertar sobre la intención de nuestro cliente de solicitar al juzgado la declaración de concurso de acreedores:
- Que el cliente esté negociando con los bancos.
- Que nos aplacen lo máximo el pago de la deuda.
- Que no contesten los requerimientos de pago.
Cuando se inicia un procedimiento concursal, las posibilidades de cobrar la deuda disminuyen sustancialmente. La empresa deudora pierde totalmente su autonomía y poder de decisión y toma las riendas de la empresa el Administrador Concursal que ha designado el juez.
En esta situación, la colaboración de un abogado es recomendable ya que entra en juego la compleja Ley Concursal.
¿Cuáles son las posibilidades de cobrar en un proceso concursal?
Los créditos del deudor son clasificados por el Administrador Concursal de acuerdo con lo recogido en la ley (Artículo 84 y 89 a 93 de la Ley Concursal 22/2003 de 9 de julio) y consignados en el informe provisional y, posteriormente, en el informe definitivo. Con lo cual, el primer paso es identificar cómo se ha calificado nuestra deuda:
1. El impago se produjo después de la declaración del concurso
Si el impago se produjo después de la declaración del concurso de acreedores nuestro crédito recibirá la calificación de crédito contra la masa, que deberá ser pagado por el deudor a la fecha de vencimiento,
Con todo, si tu cliente entra en procedimiento concursal, las posibilidades de cobrar se reducen. Con todo, cuando un cliente entra en concurso de acreedores, se dispone de un mes desde la publicación en el BOE de la declaración del concurso para comunicar el importe de la deuda pendiente de pago a la Administración Concursal (Real Decreto Legislativo 1/2020). En esta comunicación, deben aportarse todos los documentos que acrediten la existencia total de la cantidad pendiente de pago. De no hacerse así, la Administración Concursal puede no reconocer la totalidad de la deuda en el informe provisional que elabora y en el que se recogen todos los impagos que tiene la sociedad declarada en concurso de acreedores
2. El impago se produjo antes de la declaración del concurso
Si el impago se produjo antes de la declaración del concurso de acreedores, la cuantía a reclamar recibirá la calificación de crédito ordinario, subordinado, privilegiado especial o general. En este caso, nuestras posibilidades de cobrar van a depender de muchas variables: la situación económica financiera del cliente, si se va a alargar mucho o poco el procedimiento concursal…
Cuando el concurso es voluntario, es decir cuando lo ha solicitado el propio deudor, este debería presentar una propuesta de convenio de acreedores, en la que establezca el ofrecimiento para el abono de la deuda y los plazos. En el informe provisional que la Administración Concursal presenta en el juzgado, no obstante, se recoge tanto el pasivo como el activo del cliente donde se puede ver las probabilidades que tiene el cliente de pagar la totalidad o parte de la deuda.
Si pasado un tiempo, el cliente-deudor no presenta una propuesta de convenio, existen muy pocas posibilidades de que realice el pago, puesto que refleja que se encuentra en una situación crítica.
En el caso de que el concurso de acreedores haya sido solicitado por uno de los acreedores del cliente, nos encontramos ante un Concurso Necesario. Aquí las posibilidades de cobro son escasas, por no decir nulas.
Las claves: actuación y prevención
El panorama económico español es cambiante y, aunque las leyes contra la morosidad van evolucionando, las cifras de impagos siguen siendo elevadas. Esto nos lleva a una clara conclusión: la morosidad responde a causas estructurales difíciles de cambiar a corto plazo.
Ante esta situación, mientras confiamos que las leyes fomenten una cultura más responsable con la morosidad, el empresario es el único responsable de salvaguardar su continuidad. Para ello, debe actuar en dos claras líneas: la prevención y la rápida y eficaz actuación una vez sucedido el impago.
La prevención pasa por realizar una importante labor de investigación, recabando toda la información disponible sobre los clientes y hacerlo, además, de forma continua. Pasa también por controlar muy bien la política de riesgos a asumir y por desarrollar una importante labor de gestión de cobros a nivel interno. Por otro lado, la eficacia en la actuación de recobro de impagos dependerá de cuánto tardemos en reaccionar y de cómo procedamos en cada momento. En definitiva, los impagos se deben prevenir y gestionar.
Así pues, en una situación ideal los pasos son:
Prevención
Las personas responsables de los cobros deben contar con la documentación y los procedimientos necesarios para prevenir la morosidad. Merece la pena hacer una inversión puntual en formación y en recursos para que la protección ante los impagos esté incluida en los procedimientos habituales del departamento. Para este paso, es muy recomendable contar con el asesoramiento de un abogado que nos facilite la documentación, las cláusulas y nos advierta de los pasos a seguir en cada momento.
Actuación
Este mismo equipo debe tener automatizadas las alarmas de impago para realizar las primeras llamadas y tanteos y así detectar el motivo del impago. Tras intuir las posibilidades de cobro, deberá trasladar las gestiones de cobro a especialistas que, en la mayoría de casos, será externo. ¿Por qué? Porque si la reclamación se gestiona internamente hay que destinar recursos humanos a los que debemos dotar de herramientas, conocimiento y motivación.
Lo más aconsejable, por tanto, es externalizar la gestión de la deuda recurriendo a especialistas. Su ventaja es evidente: la profesionalidad y el ahorro del tiempo. Conocen los pasos para reclamar las deudas, son quienes mejor te pueden asesorar en la prevención de la morosidad y pueden influenciar más sobre el deudor, habida cuenta de que no es lo mismo recibir una llamada de un abogado que de alguien de la empresa. La externalización de este servicio permite, además, destinar los escasos recursos internos con los que suele contar la pyme a otras cuestiones más propias de la empresa.
Es indispensable, pues, para el buen funcionamiento de la tesorería de la empresa, una buena gestión proactiva de cobros para que los clientes impuntuales abonen sus facturas al día.
Basta con hacer la prueba, invertir y estudiar el retorno para convencerse de que hay vida más allá de la resignación ante los impagos. Aquí te dejamos una guía donde encontrarás toda la información sobre cómo luchar contra la morosidad.